Radi Atanassov

SharePoint MCM, MVP, MCT and owner of OneBit Software

Презентационни умения и водене на технически лекции

През последните две години ми се случва много често да водя технически лекции или презентации пред аудитория. Дали ще е на срещи на потребителски групи, семинари, презентации пред студенти в университет, дори и Дни на Майкрософт или други конференции, евентуално сте ме срещали поне един път. Макар че тези презентации не са платена работа и са изцяло по мое желание, през последната година ми се случи да водя и официални обучения за клиенти и MS партньори, и то сравнително често. Това ме накара да потърся начини да подобря уменята си като лектор.

По принцип, колегите около мен, както и самият аз, сме технически хора. Създаваме решения, пишем код, инсталираме и конфигурираме софтуер. Това ни е работата и (поне за мен) ни е първи приоритет. Говоренето пред публика не е нещо, което често практикуваме, съответно е нормално да сте свидетели и на скучни лекции. Преди МНОГО години питах баща ми защо Стоичков не пее химна в началото на един мач, той каза "Работата му е да рита, а не да пее...".

Честно да си призная (вие сигурно го знаете това...), вобще не съм от най-добрите в презентационни умения, нямам кой знае какви способности да говоря пред хора. Притеснявам се, изчервявам се, обърквам се, понякога си губя мисълта или прескачам от една на друга. Факта, че влагам някакво желание и енергия евентуално компенсира някой от слабите ми точки, които не са малко, и да, може би се справям. Прочетох няколко книги по темата (1) (вижте в края на поста), както и ред други публикации, дори събрах съвети от MCT бандата сред учебните центрове (Стефан Георгиев от New Horizons ми обясни лично хватките... А останалите колеги ме критикуваха на MCT изпита :) ). Научих много неща, които може да се каже, че през последната година по един или друг начин са ми помогнали. (Знам, че две книги не са никак много, сега си търся и други...)

Исках да споделя някой заключения, които съм направил, относно воденето на презентации и обучения. Надявам се да са полезни за тези, които се интересуват от такива неща, особенно на колеги и приятели които планират да водят някаква презентация. Ще се фокусирам върху технически презентации, защото предимно с такива имам опит.

Преди да продължа по самите лекции, искам да обсъдя защо воденето на презентации е важно за самият лектор:

  • Опит в изнасяне на лекции. ОК това ясно, но нека да поясня. Не всеки е научен, и не всеки го прави добре от първия път. Във всичките книги (които съм прочел) по темата пише, че практиката води до перфектност. Във всекидневието, на всеки му се налага да се изкаже за нещо. Дали ще е пред шефа, пред екип, пред аудитория, или просто в семейството, комуникативноста не може да я избегнем. Воденето на презентации усъвършенства качествата, необходими при такива ситуации. Всички ние се опитваме да се развиваме, така че всеки има необходимост от опит. Потребителските групи са чудесни за тази цел.
  • Подреждане на мисъл, допълнителни проучвания и обобщаване на основните точки по темата. Всеки се подготвя (надявам се...). Това е процес, в който личният опит се систематизира и обобщава в презентация, а елементите от темата, които не са ясни или се проучват до край, или се отбелязват като такива. Аз лично подготвям материалите, така че да мога да имам всичко за дадена тема на едно място. Това ми дава възможност да преизползвам информацията във всекидневната ми работа, или обратното, да създавам слайдове от данни, събрани по време на проекти. Какъвто и да е случая, арсенала ми от знания, факти и добри практики се подобрява. Подготовката на презентация подпомага за натрупването на знания по темата.
  • Популярност. Света и работното място са доста конкурентни. Споделянето на знанияа пред аудитория показва амбиции и желание, които всеки работодател би трябвало да оцени (бягайте от него ако не ги оценява!). Няма начин да не ви забележат, ако застанете сам пред цялата аудитория, така че воденето на лекции със сигурност повишава популярноста ви. Отново потребителските групи са чудесни тука - идеален начин да се запознаете с хора с подобни интереси и да застанете пред тях да споделите опит. Вероятността, да си намерите работа от Networking е много по-голяма, отколкото да търсите в сайтовете с обяви за работа. На всичките места, където съм работил (официално по професията) са от директни контакти с колеги от потребителски групи. Съвсем сериозно.
  • Споделяне на успешни идеи и проекти - не винаги може да се споделят подробностите и детайлите по изработката на даден проект. Такива демонстрации са супер интересни, но са рядкост. Популярни са на семинари като MS Days и (отново) потребителските групи. Знаете, че официални case studies са пълни с маркетингови лукуми... (сори, ама е така!) Лекции, в които се разказва за изминали проекти са ми най-любими, но както казах те са доста рядки. Ползата на лектора е, че показва своите творения и експертиза.

Защо техническите презентации са важни за публиката?

  • Често са безплатни и може да научите нещо - само трябва да се появите. Пряката цел на семинари и презентации е да се споделят знания и опит, както и да се популяризират технологиите под въпрос. Виждал съм и някой работодатели и управители да поставят служителите си под въпрос ако не се интересуват от презентации по специалността им. Вярно е, че е извън работно време, но ако това е проблем, поискайте си да се появите по обедно време на следващия ден - аз не бих отказал такъв request. Мисълта ми тука е, че принципно трябва да имате полза от такива неща.
  • Поглед към нови неща. Не винаги имаме време да разглеждаме динамичната екосистема на нашата индустрия. IT е една от най-динамичните и променящи се индустрии. Това е особенно специфично за софтуерната разработка. Като че ли с всеки изминал ден има нещо ново, което засяга всекидневието ни. Техническите лекции за чудесен ресурс, който може да ни придържа към развитието на технологиите около нас. Те ни развиват и държат в крак с технологиите.
  • Популярност и networking - тези точки от по-горе важът и тука. Ще добавя и социализирането между членовете на групите - никога не ми идва в повече.
  • Награди - Макар и не толкова популярно тука в България, на няколко пъти съм печелил разни награди заради иницатива по време на срещи на потребителските групи в Австралия. Office 2007 Ultimate, разни мишки и фанелки. MS Days и други конференции са добри в такива неща, но в никакъв случай не бива да забравяме събитието в Катарино, което Майкрософт България подготви за нас!!! (е да, някой спомени са по-добре забравени, други ще си останат мътни...)
  • Търсене на помощ от колеги - Често се случва да си задаваме въпроси един на друг. Някой от тях са по време на лекциите, други са след лекцията. Аз никога не съм се стискал да давам съвети, нито пък да задавам въпроси (:

Сега по същество: Какви са "добрите практики" (2), при воденето на лекции?

  • Количество информация за предназначеното време - може би една от най-често срещаните "не толкова добри" практики в технологичните лекции е количеството материал за даденото време. Мисля, че няма презентация, на която да ми е стигало времето, и да, понякога мога да си говоря, говоря, говоря... Сега тайминга ми е един от първите приоритети. Ако лекцията е един час, тя трябва да се побере в толкова. Не искате да звънне звънеца за междучасие, а все още да не сте стигнали заключенията...
  • Точен и подробен абстракт - Макар и не толкова ясно на зрителите, подготвянето на добър абстракт не е никак лесно. Той трябва да бъде подготвен от рано и точно да обяснява какво ще съдържа лекцията, за кого е точно (особенно ако е ДЕВ), и на какво ниво е. Трудно е, защото обикновенно е необходим много преди презентацията, а самата презентация се подготвя седмици или дни преди изнасянето и. По време на подготовката съдържанието и посоките може да се променят, което може да накара абстракта (леко) да заблуди публиката. Аудиторията трябва да е подходяща за темата - тогава всички са по-доволни.
  • Много точно и ясно комуникиране на принципите и основните точки на темата. Може би ще кажете, че това е ясно, но гледах една лекция на Влади Чалков (www.crossroad.bg) (за IIS7), където неговото владеене на това "правило" ми направи много силно и добро впечатление. Беше изключително ясно какви правила и знания се опитваше да представи. Лекцията му се разбираше много добре, основните неща които комуникираше бяха много ясно показани и опростени, тонът беше спокоен, а скоростта на говорене не му беше прибързан (както моя). Запомних и някой примери от речника и словореда му. Повече за Чалков намерих тука: http://review.sagabg.net/vladimir-chalkov-upravitel-na-firma-crossroad.html
  • Агенда (съдържание, програма, план). Не мисля, че "агенда" е дума от речника ни, може и да е неологизъм, но я използвам в мойте презентации. Когато основния план на лекцията се пресдстави в началото, всеки има представа как ще се развият нещата и какво да очакват. Добра практика е лектора да подсеща зрителите до къде е спрямо този план. Така се постига добра последователност на лекцията, и аудиторията не се дискоординира (и такава дума май няма).
  • Заключение и обобщение - Чувал съм на много пъти, че е важно да обобщите основните точки на края на лекцията, така че те да бъдат нещата, които се запомнят. Сложете на един слайд нещата, които искате публиката да вземе със себе си.
  • Дискусии и въпроси към публиката - Винаги е хубаво да се постигне интерактивност между лектора и публиката. Ако планирате въпроси, може да ги сложите на слайдовете. Целта е да осъществите контакт с аудиторията. Аз лично се опитвам да правя това дори преди да започне презентацията. Поздравявам хората като влизат, и ако може, обменям приказки преди да се започне.
  • Диаграми, Screenshots, илюстрации - Понякога е скучно да се гледат булети на слайдове. На всеки му омръзва от много текст. Пробвайте да разнообразите лекцията с таблици, диаграми, поговорки, цитати, графики, картинки, звук, анимации, рисунки, снимки и т.н.
  • Свикнете с ZoomIT, или Windows 7 Zoom. Windows +/- ще направи zoom. Добре е да се възползвате от такива чудеса за да е лесно за публиката. Аз лично не съм кой знае колко сръчен с Windows 7 екстрите, но все забравям да сложа ZoomIT.
  • Хумор - Според мен всеки може да намери нещо хумористично, което да може да вмъкне. Освен че ще държите публиката будна, контактът с тях ще се подобри, което го прави по-лесно за самият вас.

Нека да погледнем неща, които е добре да се избягват (лошите практики):

  • Не обръщайте гръб към публиката, както и не говорете докато гледате назад към слайдовете. Особено от значение е това правило, когато рисувате нещо на дъската. Ако се налага кажете, че ще надраскате нещо за минутка.
  • Пробвайте всичко! Code Snippets, демонстрации, виртуални машини, интернет връзка, кликери, флашки. Хубаво е да пробвате и демонстрациите си в резолюцията на прожектора.
  • Не слагайте страшно много текст по слайдовете. На никой не му се чете, хората са там за да ви слушат. Много текст е тежко. Използвайте кратки булети, по възможност само с ключови думи.
  • Избягвайте да говорите бързо и неспокойно. Това е може би моят най-голям проблем. Като че ли бързам за някъде когато говоря и понякога не си довършвам изреченията и мисълта. Добрите лектори говорят спокойно и с разбираемо темпо. На мене ми е трудно, защото изреченията си ги обмислям на английски и си ги превеждам докато ги изказвам. Не знам дали може да си го представите, но мисленето ми е на английски. Често, изреченията ми са на английски, но просто заменени с български думи. Това води до липса на правилен и ясен словоред - неща, които са изключително важни за лектори. :(

Сега искам да обсъдя различни "видове" лекции. Не знам дали "видове" е точната дума, може би "стилове", "формати" или "модели" на презентации. Исках да ги включа в този пост за да ви накарам да се замислите за "формата" на вашите презентации:

  • Бързи слайдове, с много малко съдържание, понякога само с една дума или снимка. Примери за такива са TEDxBG - Steve Keil - A Play Manifestoи Пари, енергия и растеж като нает, наемащ или самонает на Васил Василев от Штрак!. Тези презентации са много добри и обикновенно постигат добър ефект, но са и сравнително трудни и не всеки ги може.
  • Типичният формат на технически презентации по Майкрософт събития. Те обикновенно са в следния ред: инфо за лектора, агенда, слайдове, евентуално демо, и заключения. Това са най-срещаните.
  • Само демонстрации. Има и такива, никакви слайдове и просто демота. Често срещани са в нашата професия.

 

Относно Дни на Майкрософт....

При такива събития е много важно самият абстракт, нивото и заглавието на лекцията, защото публиката ви избира по тези параметри. Като лектор, това ви е единствената връзка с аудиторията, преди тя да влезе в залата. Тази година на MS Days ще водя три лекции, две по SharePoint и една по Web Platform (3), и ще се опитам да приложа всички точки по-горе. До тогава нямам планове да водя лекция ( с цел да не омръзна...)

Ето и списък с презентациите, които съм водил през последната година (поне тези, които си спомням):

22nd January 2010

SharePoint Development Days -

http://sharepoint.bg/post/Free-SharePoint-Training.aspx

25th February 2010

Workflow for Everyone - No-code solutions with SharePoint 2007

http://sharepoint.bg/post/SUGBG-Workflow-for-Everyone-No-code-solutions-with-Sharepoint-2007-Part-2.aspx

 

9th-11th March 2010

SharePoint Ignite for Developers

http://www.sharepoint.bg/post/SharePoint-2010-Ignite-Training-for-Developers.aspx

 

30th-31st March 2010

Microsoft Days 2010 Bulgaria - Architecture and Development of Business Applications with SharePoint 2010, Silverlight and Open XML

http://sharepoint.bg/post/SharePoint-sessions-at-Microsoft-Days-2010.aspx

16th September 2010

Microsoft Community Day  - Business Productivity with Office and SharePoint 2010

http://www.sharepoint.bg/post/Microsoft-Community-Day.aspx

16th September 2010

Microsoft Community Day - WebMatrix and ASP.NET Razor

http://www.sharepoint.bg/post/Microsoft-Community-Day.aspx

30th November 2010

SharePoint семинар в New Horizons - SharePoint 2010 Development Overview

http://www.sharepoint.bg/post/SharePoint-2010-seminars-at-New-Horizons.aspx

http://newhorizons.bg/blog/?p=7427

9th December 2010

SharePoint семинар в New Horizons - SharePoint 2010 ITPRO Overview

http://www.sharepoint.bg/post/SharePoint-2010-seminars-at-New-Horizons.aspx

http://newhorizons.bg/blog/?p=7427

25th - 26th September 2010

Web Platform User Group, представяне на групата на Катарино

20th December 2010

SQL & BI User Group Bulgaria - SharePoint 2010 from the SQL Server perspective with Margarita Naumova

13th January 2011

Web Platform User Group launch - Building web sites with modern technologieshttp://www.facebook.com/home.php?sk=group_137641342957047

27th January 2011

SUGBG - MCM - My Story

SUGBG - Information Architecture in SharePoint 2010

http://sharepoint.bg/post/SUGBG-MCM-SharePoint-Information-Architecture.aspx

Последното нещо, което исках да обсъдя е обратната връзка. Тя винаги е от голямо значение за мен и винаги я чета. Често публикувам резултатите ако те са на базата на някакви точки. Ако водите лекция, подгответе или хартиени форми или някакъв друг начин, по който публиката да се свърже с вас. Хората често дават добри коментари. Не игнорирайте лошите коментари - те обикновенно са с цел да се подобри нещо.

(1) (1) - Confessions of a Public Speaker, Scott Berkun - http://oreilly.com/catalog/9780596802004 (гледайте и видеото...)
(1) - Bulletproof Presentations, G. Michael Campbell - http://books.google.com.au/books?id=bHEGdMdicG0C&printsec=frontcover&dq=Bulletproof+Presentations,+G.+Michael+Campbell&source=bl&ots=9Pw7Ftbrmg&sig=UnRj8XI9m2LaHWU-YYqLOn2tpDA&hl=en&ei=dMA6Te2cKIySswaIqMHzBg&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBUQ6AEwAA
(2) Мненията тука са изцяло мой и не сте длъжни да сте съгласни с тях. Събрал съм ги от четене, гледане, приказване и от обратна връзка от аудиторията.
(3) Ще напиша друг пост с повече инфо и ще сложа линк тука.